Aheeva Technology, Inc. ("Aheeva"), société de droit québécois ayant son siège social au 300-150, boulevard de la Côte-Vertu, Saint-Laurent, QC, H4N 1C6, CANADA, fournit un logiciel de centre de contact basé sur le cloud ("Services Aheeva") directement aux clients ("Client(s) ", "Vous") ou par l'intermédiaire de partenaires agréés.

Chez Aheeva Technology, Inc. nous prenons très au sérieux la protection des informations personnelles qui nous sont fournies par nos clients et les visiteurs de notre site Web. Aheeva révise et met régulièrement à jour sa politique de confidentialité, ses procédures et ses lignes directrices afin de renforcer son engagement à l'égard de la législation et des réglementations pertinentes en matière de protection de la vie privée et des données, et de mieux protéger les informations personnelles de ses clients lorsqu'elle traite des données personnelles en tant que responsable du traitement. Les personnes concernées dont les informations personnelles sont traitées par un client d'Aheeva en tant que responsable du traitement des données doivent consulter les politiques de confidentialité de ce client.

Aheeva doit agir à la fois en tant que sous-traitant et en tant que responsable du traitement des données. Aheeva stocke et traite des informations personnelles pour le compte de ses clients et détermine la finalité et les moyens du traitement des données (par exemple, à des fins de facturation).

Aucune disposition de la présente politique n'a pour effet de créer des obligations pour Aheeva au-delà de celles imposées par les lois et règlements applicables en matière de protection des données à caractère personnel.

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1. Aheeva en tant que responsable du traitement des données

Aheeva limite la collecte d'informations sur les clients à ce qui est pertinent, proportionnel, adéquat et nécessaire à l'exploitation identifiée des services d'Aheeva. Aheeva tient compte des exigences de la juridiction qui régit la collecte des informations et procède conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et des données.

1.1 Données qu'Aheeva recueille directement auprès des clients

Aheeva recueille les informations personnelles que vous fournissez volontairement lorsque vous

1. s'inscrire sur le site web d'Aheeva pour bénéficier des services d'Aheeva,
2. demander des informations sur Aheeva, les services et les produits Aheeva,
3. demander une démonstration des services Aheeva,
4. interagir avec les campagnes de médias sociaux d'Aheeva via les réseaux sociaux,
5. s'inscrire aux événements d'Aheeva,
6. postuler à des offres d'emploi,
7. télécharger les logiciels et documents d'Aheeva, ou utiliser les ressources disponibles sur le site web d'Aheeva ou
8. contacter Aheeva en utilisant les canaux de contact officiels disponibles (téléphone, chat, e-mail).

Les informations recueillies par Aheeva sont les suivantes

• les données d'identification (nom, prénom),
• les données de contact (adresse électronique de l'entreprise, numéro de téléphone de l'entreprise), et
• les détails professionnels (rôle fonctionnel, nom de l'entreprise, pays).

Lorsque vous postulez à une offre d'emploi, Aheeva recueille les informations fournies dans le CV, la lettre de motivation et le profil LinkedIn. Aheeva recueille également les informations que vous choisissez de partager lorsque vous nous contactez par le biais de nos mécanismes de contact officiels.

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1.2 Données obtenues par Aheeva auprès de sources tierces

Aheeva peut utiliser des coordonnées professionnelles recueillies par des tiers, y compris votre employeur, des partenaires revendeurs, des alliances stratégiques de confiance et des bases de données de contacts professionnels acquises. Des évaluations appropriées de la protection de la vie privée et de la sécurité sont effectuées pour garantir la conformité avec les lois et réglementations applicables et pour s'assurer que la collecte des données est légale et utilise des moyens équitables, y compris l'existence d'une notification et la collecte du consentement pour le partage avec des tiers (Aheeva), lorsque cela est requis par les lois applicables.

Les informations utilisées sont

• les données d'identification (nom, prénom),
• les données de contact (adresse électronique de l'entreprise, numéro de téléphone de l'entreprise),
• les détails professionnels (rôle fonctionnel, nom de l'entreprise), et
• Profil LinkedIn.

1.3 Données obtenues par Aheeva auprès de sources publiques

Aheeva peut également collecter des données à partir de sources accessibles au public telles que LinkedIn. Les informations personnelles collectées sont principalement des données d'identification et de contact, ainsi que des informations sur les emplois et les compétences pour soutenir les processus de recrutement.

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1.4 Finalités du traitement des données à caractère personnel

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les informations personnelles sont traitées :

• Pouvoir vous contacter pour répondre à vos demandes (informations, démonstrations ou services) ;
• Recrutement de talents ;
• Soutenir l'effort de vente, notamment en obtenant un retour d'information sur le processus d'engagement dans une perspective B2B ;
• Envoyer des informations marketing sur nos produits et services (y compris le télémarketing) dans une perspective B2B ;
• la gestion des relations avec les clients et des contrats, qui peut inclure des informations sur les paiements ;
• Fournir une assistance et des informations aux clients ;
• Gestion des relations d'affaires avec des clients potentiels, des vendeurs, des fournisseurs, des revendeurs ou des partenaires ;
• Inscriptions à des événements (webinaires, conférences, tables rondes, etc.) ;
• Accès à nos bureaux et à nos ressources en ligne pour le travail sur place ou à distance ;
• Fournir un accès au matériel de formation d'Aheeva ;
• Navigation et utilisation du site web d'Aheeva ;
• Utilisation de cookies (politique spécifique partagée sur le site) ;
• Pour assurer la conformité avec les lois et réglementations applicables, et pour faire valoir les droits d'Aheeva ou pour défendre Aheeva contre toute réclamation légale.

Aheeva collecte la quantité minimale de données nécessaires aux fins énumérées ci-dessus. La base juridique de chaque traitement est l'exécution d'obligations contractuelles, la promotion d'un projet ou d'un intérêt légitime, ou un consentement explicite.

Le traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing ou de sensibilisation aux produits peut s'appuyer sur un intérêt légitime d'Aheeva ou sur votre consentement. Aheeva exige votre consentement conformément aux lois applicables, mais peut se fonder sur l'intérêt légitime lorsque la loi applicable le permet et lorsque vous avez déjà montré à Aheeva de l'intérêt pour les produits ou les services d'Aheeva. Dans les communications liées au marketing et/ou à la sensibilisation aux produits et à la marque, Aheeva offre également la possibilité de refuser d'autres communications liées au marketing et à la sensibilisation aux produits.

Aheeva peut procéder à des vérifications automatisées par rapport aux listes de parties sanctionnées applicables en ce qui concerne le traitement des données personnelles par Aheeva à des fins de contrôle des exportations et de respect des lois sur les sanctions. En cas de correspondance possible, Aheeva peut demander des éclaircissements.

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1.5 Utilisation, divulgation et conservation limitées des informations personnelles

Aheeva n'utilise ni ne traite les informations personnelles à d'autres fins, et ne vend pas et n'autorise pas ses sous-traitants à vendre des informations personnelles. Les informations personnelles ne seront pas traitées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si vous y consentez ou si la loi l'exige.

Sauf indication contraire dans les présentes, Aheeva ne divulguera pas, n'échangera pas, ne louera pas, ne vendra pas ou ne transférera pas d'une autre manière à une tierce personne vos informations personnelles, à moins que vous n'y consentiez ou qu'une telle divulgation ou utilisation ne soit prévue par la loi.

Aheeva et ses prestataires de services peuvent être contraints de divulguer des informations personnelles en réponse à un mandat de perquisition ou à toute autre demande ou ordonnance légalement valable, ou à un organisme d'enquête en cas de violation d'un accord ou d'une loi, ou si la loi applicable l'exige.

Les informations personnelles peuvent également être divulguées sans votre consentement à des fins de recherche si les documents contenant les données ne sont pas structurés de manière à permettre la recherche par référence à votre nom ou à un code ou symbole d'identification et que les informations personnelles ne peuvent pas être recherchées au moyen d'une telle référence.

Toute personne détenant des données à caractère personnel pour le compte d'Aheeva peut saisir cette dernière de toute demande d'accès ou de rectification reçue d'une personne physique à laquelle se rapportent des données à caractère personnel.

Les informations personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de ces objectifs, sous une forme permettant votre identification, pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations personnelles sont traitées.

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1.6 Droits des personnes concernées

La personne concernée a les droits suivants :

• Accès aux données: Droit de demander et de recevoir la confirmation que leurs données personnelles sont conservées et, le cas échéant, de demander et de recevoir une copie de ces données.
• Faire transférer les données: Droit de recevoir les données qu'ils ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Faire rectifier les données: Droit de faire modifier ses données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou de les faire compléter lorsqu'elles sont incomplètes.
• Restriction du traitement: Droit de restreindre le traitement des informations personnelles dans la mesure permise par la loi et conformément aux engagements contractuels et légaux d'Aheeva.
• Obtenir l'effacement des données: Droit à l'effacement des informations personnelles concernant la personne concernée.
• Oppositions: Droit de s'opposer au traitement des données pour des raisons particulières.
• Retrait du consentement: Droit de retirer son consentement à un traitement spécifique.
• Plaintes: Droit d'adresser des plaintes à l'autorité compétente.

En outre, les personnes concernées ont le droit d'accepter de recevoir des communications marketing de la part d'Aheeva et de refuser les messages marketing envoyés par courrier électronique en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans le courrier électronique, et lorsqu'elles utilisent le site web d'Aheeva, elles peuvent accepter ou refuser les cookies.

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1.7 Exercice des droits

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en adressant une demande à : privacy@aheeva.com

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1.8 Transfert d'informations personnelles

Aheeva a le droit de partager, transférer ou divulguer des informations personnelles dans des situations spécifiques à des catégories particulières de destinataires :

1. Les fournisseurs de SaaS tiers de confiance d'Aheeva, agissant en tant que processeurs et conformément aux instructions d'Aheeva ;
2. Les partenaires revendeurs d'Aheeva, les alliances stratégiques de confiance qui peuvent soutenir les efforts de vente d'Aheeva et conformément aux lois et réglementations sur la protection de la vie privée ;
3. Les affiliés d'Aheeva et les politiques de sécurité et de confidentialité d'Aheeva, ainsi que les lois et réglementations applicables dans chaque région ;
4. Les entités gouvernementales lorsque le transfert d'informations est légalement requis en vertu des lois locales ou nécessaire pour se conformer à des demandes légales ;
5. Les acheteurs potentiels dans le cadre d'une fusion-acquisition ou de toute forme de transfert ou de vente.

Aheeva ne vend pas et n'autorise pas ses sous-traitants à vendre des informations personnelles. Une liste des sous-traitants d'Aheeva peut être demandée par courrier électronique à l'adresse suivante : privacy@aheeva.com.

2 AHEEVA EN TANT QUE SOUS-TRAITANT/SOUS-TRAITANT DES DONNÉES

Aheeva, en tant que fournisseur d'un centre de contact basé sur le cloud en tant que solution de service, devient un processeur de données et, occasionnellement, un sous-processeur de données. À tout moment, les données collectées par les clients d'Aheeva lors de l'utilisation des produits Aheeva sont sous la responsabilité du client.

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2.1 Données collectées

Les informations collectées peuvent comprendre

• Contacts: Il s'agit généralement des clients finaux ou des prospects des clients d'Aheeva. Le client est responsable de la détermination des types de contacts pour lesquels un service est fourni en utilisant les services d'Aheeva. Les contacts peuvent inclure le nom, le numéro de téléphone et l'email.
• Agents: Il s'agit des employés du client qui utilisent les services d'Aheeva pour gérer les communications entrantes et sortantes en utilisant différents canaux. Les informations sur les agents peuvent comprendre le nom, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et la date de naissance.
• Métadonnées d'interaction: Métadonnées telles que le numéro de téléphone du contact, l'identifiant et le numéro de téléphone de l'agent, la date et l'heure, la durée et le contexte de l'interaction.
• Enregistrements des interactions: Les enregistrements audio de tous les appels audio/vidéo, les transcriptions de toutes les interactions textuelles, les fichiers joints et échangés au cours d'une communication et, lorsqu'elles sont configurées, les captures d'écran de l'agent sont collectées.
• Données relatives au contenu: Les enregistrements audio de tous les appels audio/vidéo, les transcriptions de toutes les interactions textuelles (chat, e-mail, SMS, WhatsApp, Facebook Messenger, Twitter, Telegram et autres canaux de communication possibles sur les médias sociaux), les fichiers joints et échangés au cours d'une communication, les captures d'écran de l'écran de l'agent lorsqu'il est configuré, et les transcriptions d'appels lorsque cette fonctionnalité est utilisée pour un client, sont collectés.

Aheeva limite la collecte des informations au minimum requis pour fournir ses services et elles seront traitées conformément aux objectifs pour lesquels elles ont été collectées.

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2.2 Objectifs de la collecte d'informations personnelles

Aheeva recueille certaines informations personnelles pour fournir le service de Centre de contact en tant que service et pour soutenir et résoudre les problèmes signalés par les clients.

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2.3 Utilisation, divulgation et conservation limitées des informations personnelles

Les clients d'Aheeva agissant en tant que responsables du traitement des données définissent la période de conservation des informations collectées. Par ailleurs, lorsque le contrat entre Aheeva et un client est résilié, les informations personnelles sont supprimées conformément à l'accord-cadre de souscription, ou plus tôt si le client le demande. Toutefois, Aheeva peut conserver des informations anonymes (qui ne permettent pas d'identifier directement ou indirectement un agent, un contact ou un client) pendant une période plus longue afin d'analyser la manière dont le service est utilisé et de l'améliorer.

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2.4 Droits des personnes concernées

La personne concernée a les droits suivants :

• Accès aux données: Droit de demander et de recevoir la confirmation que leurs données personnelles sont conservées et, le cas échéant, de demander et de recevoir une copie de ces données.
• Faire transférer les données: Droit de recevoir les données qu'ils ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Faire rectifier les données: Droit de faire modifier ses données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou de les faire compléter lorsqu'elles sont incomplètes.
• Restriction du traitement: Droit de restreindre le traitement des informations personnelles dans la mesure permise par la loi et conformément aux engagements contractuels et légaux d'Aheeva.
• Obtenir l'effacement des données: Droit à l'effacement des informations personnelles concernant la personne concernée.
• Oppositions: Droit de s'opposer au traitement des données pour des raisons particulières.
• Retrait du consentement: Droit de retirer son consentement à un traitement spécifique.
• Plaintes: Droit d'adresser des plaintes à l'autorité compétente.

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2.5 Exercice des droits

Lorsque Aheeva traite des informations pour le compte d'un client, tous les droits de la personne concernée doivent être adressés directement au client.

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2.6 Transfert d'informations personnelles

En tant que prestataire de services/traitement, Aheeva n'utilise les données que pour fournir le service convenu et conformément aux instructions du client et Aheeva ne vend pas les informations que ses clients collectent en utilisant le service Aheeva.

Aheeva a le droit de partager, transférer ou divulguer des informations personnelles dans des situations spécifiques à des catégories particulières de destinataires :

1. Les fournisseurs de SaaS tiers de confiance d'Aheeva, agissant en tant que sous-traitants et conformément aux instructions d'Aheeva ;
2. Les partenaires revendeurs d'Aheeva, les alliances stratégiques de confiance qui peuvent soutenir les efforts de vente d'Aheeva et conformément aux lois et réglementations sur la protection de la vie privée ;
3. Les affiliés d'Aheeva et les politiques de sécurité et de confidentialité d'Aheeva, ainsi que les lois et réglementations applicables dans chaque région ;
4. Les entités gouvernementales lorsque le transfert d'informations est légalement requis en vertu des lois locales ou nécessaire pour se conformer à des demandes légales ;
5. Les acheteurs potentiels dans le cadre d'une fusion-acquisition ou de toute forme de transfert ou de vente.

Aheeva ne vend pas et n'autorise pas ses sous-traitants à vendre des informations personnelles. Une liste des sous-traitants d'Aheeva peut être demandée par courrier électronique à l'adresse suivante : privacy@aheeva.com.

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3 SAUVEGARDE

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3.1 Mesures de sécurité

Aheeva prendra les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des données à caractère personnel traitées et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des données à caractère personnel, des finalités pour lesquelles elles doivent être utilisées, de la quantité et de la distribution des données à caractère personnel et du support sur lequel elles sont stockées. Les mesures de sécurité d'Aheeva protègent les données à caractère personnel contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. La nature des mesures de sécurité varie en fonction de la sensibilité des données personnelles collectées, de la quantité, de la distribution et du format des données personnelles et de la méthode de stockage.

Les méthodes de protection comprennent

• des mesures physiques (telles que la restriction de l'accès aux bureaux) ;
• les mesures organisationnelles (telles que les habilitations de sécurité) ; et
• des mesures technologiques (telles que l'utilisation de mots de passe).

Aheeva ne donne accès aux données personnelles qu'aux employés et aux intermédiaires autorisés qui ont besoin de ces données personnelles aux fins décrites dans la présente politique. Aheeva sensibilisera ses employés à l'importance de préserver la confidentialité des données à caractère personnel, et des précautions seront prises lors de l'élimination ou de la destruction des données à caractère personnel, afin d'éviter que des parties non autorisées n'y aient accès.

Aheeva mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et pouvoir démontrer que le traitement est effectué conformément aux lois et réglementations applicables, en tenant compte de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques de probabilité et de gravité variables pour les droits et libertés des personnes physiques. Ces mesures seront réexaminées et mises à jour si nécessaire.

Compte tenu de l'état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que du risque de probabilité et de gravité variables pour les droits et libertés des personnes physiques, Aheeva mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres, le cas échéant :

1. le cryptage des bases de données utilisées par le service Aheeva ;
2. la capacité à assurer la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ;
3. la capacité de rétablir la disponibilité et l'accès aux données à caractère personnel en temps utile en cas d'incident physique ou technique ;
4. un processus permettant de tester, d'apprécier et d'évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité du traitement.

Toutes les données personnelles collectées par Aheeva sont stockées sur des serveurs privés qui ne sont pas accessibles au public. Pour plus de sécurité, les utilisateurs autorisés doivent protéger l'accès à leurs comptes en ligne en choisissant un mot de passe de leur choix.

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3.2 Intermédiaires

Lorsque le traitement doit être effectué pour le compte d'Aheeva, Aheeva ne recourt qu'à des intermédiaires offrant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences des lois et règlements applicables et assure la protection des droits du client. L'intermédiaire ne fera pas appel à un autre intermédiaire sans l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, d'Aheeva. Le traitement par un intermédiaire sera régi par un contrat qui lie l'intermédiaire à Aheeva et qui définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes, ainsi que les obligations et les droits d'Aheeva. Tous les fournisseurs d'Aheeva signent et acceptent un accord de non-divulgation concernant toutes les données personnelles. Nos fournisseurs d'Aheeva s'engagent à ne pas divulguer à des tiers, directement ou indirectement, les informations protégées d'Aheeva ou des clients d'Aheeva, y compris les données à caractère personnel. Lorsqu'un intermédiaire engage un autre intermédiaire pour effectuer des activités de traitement spécifiques au nom d'Aheeva, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles prévues dans le contrat entre Aheeva et l'intermédiaire seront imposées à cet autre intermédiaire par le biais d'un contrat. L'intermédiaire et toute personne agissant sous l'autorité d'Aheeva ou de l'intermédiaire, qui a accès aux données à caractère personnel, ne traitera ces données que sur instruction d'Aheeva, à moins qu'une autorité publique habilitée par la loi ne l'exige légalement. Aheeva peut transférer vos données personnelles à des intermédiaires tels que des fournisseurs de services de traitement des paiements. Le traitement de vos données personnelles peut avoir lieu aux États-Unis ou au Canada par nos sociétés affiliées et d'autres prestataires de services tiers.

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3.3 Notification d'une violation de données à caractère personnel

Aucune transmission de données sur l'internet ne peut être garantie comme étant entièrement sûre. Par conséquent, Aheeva ne déclare pas, n'assure pas et ne garantit pas que les données personnelles seront protégées contre toute perte, utilisation abusive ou altération et n'accepte aucune responsabilité pour les données personnelles que vous soumettez, ni pour l'utilisation ou l'utilisation abusive de ces données personnelles par vous ou par des tiers.

Aheeva documentera toute violation de données à caractère personnel, y compris les faits relatifs à la violation de données à caractère personnel, ses effets et les mesures correctives prises sans retard excessif et, si possible, au plus tard soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance, notifiera la violation de données à caractère personnel à l'autorité publique statutairement compétente conformément aux lois et réglementations applicables, sauf si la violation de données à caractère personnel n'est pas susceptible d'entraîner un risque pour les droits et les libertés des personnes physiques. Cette notification doit au moins

1. décrire la nature de la violation de données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, ainsi que les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
2. communiquer le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact où de plus amples informations peuvent être obtenues ;
3. décrire les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ; et
4. décrire les mesures prises ou proposées par Aheeva pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures visant à en atténuer les éventuels effets négatifs.

Aheeva communiquera la violation de données à caractère personnel à ses clients sans délai excessif lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques. Cette communication décrit dans un langage clair et simple la nature de la violation de données à caractère personnel et contient au moins les informations et les mesures visées aux points b), c) et d) ci-dessus.

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4 COMMENT CONTACTER AHEEVA

Pour toute question ou plainte concernant cette politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter :

par courrier électronique à l'adresse suivante : privacy@aheeva.com

ou par courrier à notre adresse :

Aheeva Technology, Inc.
300-150, de la Côte-Vertu Blvd
Saint-Laurent, QC, H4N 1C6
CANADA

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5 LANGUE

Les parties confirment leur volonté que la présente politique soit rédigée en anglais uniquement. Les parties confirment leur volonté que la présente politique soit rédigée en anglais seulement.